ChromebookでM365はどこまで使い込めるのか
2022年01月28日更新
Microsoft 365は快適に使えるのか？
Chromebookとの親和性を探る
ニューノーマルを見据えた働き方のデバイスとして、国内でも導入が加速しているChromebookだが、Windows 10が動作するPCと比較したときに、ハードウェアの性能よりもMicrosoft 365に代表されるWordやExcel、PowerPointといったOffice アプリが使えるかどうかが、重要な判断基準となっている。そこで、今回は国内で数多くのChromebook導入実績がある電算システムに、ChromebookでMicrosoft 365はどこまで使い込めるのか聞いた。
ライセンスコスト削減に大きな効果
　Chromebookを導入する動機については、これまでの連載でも端末コストの安さや運用管理のシンプルさ、セキュリティの強化など、数多くのメリットを伝えてきた。それに加えて、電算システムでは「ライセンスコストの低減」という導入効果を訴求する。ライセンスコストとは、Windows 10と旧Office 365に代表されるソフトウェアの利用契約にかかる料金だ。現在は、Microsoft 365に統合されているOffice 365だが、社員数の多い企業にとってライセンスコストは多大な経費となっている。例えば、1,000名の社員が全てWindows 10と旧Office 365を使うとすれば、かなりの価格だ。ところが、電算システムでは「仮に社員が1,000名だとしても、日報の作成にしか使わないといったライトな使い方が多く、WordやExcelなどを使い込んでいる社員の割合は少ない」と指摘する。
　こうしたケースに対し、電算システムは「全社員がMicrosoft 365のライセンスを契約する必要があるのか」と疑問を投げかける。このような理由から、実際にWindows PC から Chromebookへと乗り換えた企業もある。具体的に、どのくらいのコスト削減になるのかは、ケースバイケースなので平均的な値を出すのは難しいが、仮に300名以下の企業で、Windows PCやMacで使えるデスクトップ版のOffice アプリ「Microsoft 365 Business Standard」を利用するとしたら、月額のユーザー当たりのライセンス料は1,360円となる。このライセンスコストを下げるために、Web版のOffice 365しか使えない「Microsoft 365 Business Basic」に変更すると、1ユーザーの月額は540円に下げられる。ただし、これは300名以下の企業に提供されているライセンス料なので、1,000名や1万名規模になると、事情は変わってくる。
　
大企業向けのMicrosoft 365となると、E3／E5／F3がラインアップされている。この中で、F3は1ユーザー当たり870円と安価だが、利用できるOffice アプリはWeb版に限定される。フルセットのOffice クライアントアプリを使えるのは、最低でも1ユーザー当たり3,480円のE3 ライセンスからになる。この3,480円と比較すると、価格が公開されていない「Google Workspace Enterprise」の方が、安価になるのかもしれない。
Chromebookのコスト削減効果
　先の試算からも分かるように、導入規模の大きな企業であれば、Microsoft 365 E3やE5から Google Workspace Enterpriseに移行するためにChromebookを大規模に導入するのは、かなりのコスト削減が期待できる。加えて、端末の管理コストも劇的に低減するだろう。Chromebookは、基本的にはシンクライアントに類似した設計コンセプトになっているので、端末をネットワークにつないで登録されているアカウントでログインすれば、すぐにその端末がユーザー専用の環境になる。管理者は、端末ごとのアクセスを厳密に管理するだけではなく、その端末の状況をクラウド経由で監視できる。最新のセキュリティ対策は適用されているか、危険なアプリはインストールされていないかなどの把握に役立てられるだろう。
　加えて、Chromebookではウイルス対策ソフトが不要となる。Chrome ブラウザーが強力なセキュリティ対策を備えている上に、OSが高度に保護されているので、これまでに何らかのウイルスやランサムウェアなどに感染した事例がない。それだけでもウイルス対策にかかるコストを削減できるので、Office アプリをヘビーに使い込む社員ばかりの企業でない限り、どんな企業でもChromebookへの移行は可能になる。電算システムの事例では、総合不動産のオープンハウスグループがChromebookを導入し、3年間で約32％の端末の導入コスト削減を実現させている。
感覚的に8割程度の互換性を確保
　そうなると、最も気になるのはアプリとデータの「互換性」だ。結論から先に書くならば、「できるWord」などの著作がある筆者が、Word 2021とGoogle Workspaceのドキュメントを使い分けてきた感覚として、双方に100％の互換性はない。Wordだけではなく、ExcelやPowerPointに関しても、高度なマクロや複雑なアニメーションに凝ったレイアウトなどのいわゆる“作り込まれた”Office ドキュメントをGoogle Workspaceのスプレッドシートやスライドで受け止めるのは無理だ。電算システムでも、「互換性は100％ではなく、8割くらいの感覚」と分析している。そう考えると、ライトに使っている人たちの多くは、Google Workspaceに移行しても困るケースは少ないだろう。
　8割の互換性では困るというケースであれば、今回のテーマとなるChromebook＋Microsoft 365（Web版Office）の利用が考えられる。こちらも、結論から書くと「ほぼ100％の互換性が保持」できる。マイクロソフトの提供するクラウドサービスなので、WordやExcelで作成したファイルをWeb版Officeで利用できるOneDriveに保存しても、オリジナルのデータが棄損する心配はない。そもそも OneDrive上のOffice データは、Windows 10 PCのクライアント版Office 2021やMicrosoft 365からダイレクトに編集できるので、データの互換性は確実だ。したがって、ChromebookのChrome ブラウザーから Microsoft 365のクラウドサービスを開いて、Web版Officeを使えば、データを壊すことなく編集できる。
　ただし、この方法には一つだけ落とし穴がある。Web版Officeの編集機能が制限されているのだ。それでも、日常的に使う文書／表／スライドの閲覧とコメントの書き込みなどであれば、十分に対応できる。Web版Officeを使うだけであれば、Microsoft 365のライセンスコストも安い。Google Workspaceとの二重投資にはなるが、それでもOfficeとの互換性は維持できる。
　ちなみに、電算システムから Chromebookを導入した企業の多くは、Microsoft 365をつなぎのように使うことなく、Google Workspaceへ移行するケースが多いという。過去のデータの互換性よりも、共同編集やクラウドファーストを志向した真のワークスタイルへの進化を最優先しているようだ。