議会の予算決算委員会で委員から細かく審議されたあと、問題なければ本会議にかけられて可決されたら正式な「来年度予算」として成立します。（これは首長と議会が激しく対立してない限り、否決されることはまずありません。委員会で審査されるのも事業そのものの必要性で、積算まで見られることはありません。良くありませんね。でも議員さんが役所の全部署全事業の予算案を積算レベルまで細かく分析するのは現実的ではないでしょう。）

（事業に関わる予算要求～支払までの文書は公文書であり公開請求すれば見られるので、オンブズマンがチェックしてる部分もあります。）

②契約（予算 執行）

さあ、新年度になりました。さっそく予算を使って事業を始めましょう。

これも事業担当職員で好き勝手にはできません。なんせ使うのは公金ですからね。

まずは「予算執行伺」の決済を取らなければなりません。「こんな感じの事業でこのくらいの金額を、この予算のこの費目から使いたいんですが、いいですか」という伺いを文書化して、契約書の案（印鑑が押して無いだけで実際の契約書と同じ）を添付して、担当→係長→課長と審査をうけて決済をもらいます。だいたい文書を回すだけですが、目新しい事業や大きな事業だとデスクの前に呼ばれて口頭説明も必要になります。（金額によっては部長とか首長レベルまで決済をもらわないといけないが、だいたいは課長決裁。）

まあ前年度に予算案を作る段階で課内でも財政課でも厳しくチェックされてるので、今更なんですが。

次は、事業のためお金を出す人・団体と契約します。今回でいうと、さほ氏や会場店ガリレオですね。

契約相手はどうやって選ぶ？なるべく費用を抑えるために原則は入札。

だけど細かい契約まで入札・開札作業してたら大変なので、限定された使途と一定以下の金額に限り、担当職員が契約相手を選ぶ随意契約をして良いことになっています。

その場合は相見積もりと言って、複数の相手から複数の見積書をもらって最も安い相手を選ばないといけません。

「この付近にはこの会場しかない」とか「この技能を持つのはこの人しかいない」と合理的な理由がある場合には一業者・一人だけ選んで見積もりを取っても良いことになっていますが、これは例外処理なので本当にその相手しかいないのか起案文書できちんと説明しておかないといけないし、上司からも細かくチェックされます。

次はまた決済です。今度は「支出負担行為」の文書を回さないといけません。

使う予算の費目（今回なら使用料と委託料）、使途、実行月日、円単位の金額、支払い相手先名、振込口座情報（役所の支払いは原則口座振込です。研修参加費を現地受付で払うとかでない限り、職員から現金払いする事はありません。）を記載した上で、イベント関係書類と見積書を添付して、また職員→係長→課長と決済を回します。今回は課長で終わりません。

課長から決裁印をもらったら、今度は役所の対外支払機能を一手に担う会計課からも決済をもらわないといけません。

そう、お金の支払いは事業執行部署ではできないんです。

首長から独立した「会計管理者」が役所の資金口座を握っていて、会計管理者の部下である会計課職員が役所のお金の出入りの全てを行っているんです。

会計管理者は「部長」並みの偉い人なので大きい金額の契約を見ていて、今回会計課に持ち込んだ「支出負担行為書」は、会計課担当→係長→会計課長で決済されたのでしょう。（会計課にいたことがないので細かい内部処理は不明）

支出負担行為書が会計課で決済を終えて戻ってきました。

そうやって初めて、相手と契約できます。「依頼」ではありません。「契約」です。

役所の契約行為は極一部に限定された例外（職員が出張で使うＪＲきっぷとか航空券とかの購入）を除いて、必ず文書契約です。口頭での契約は絶対にできません。（お金を出す証拠が残らないので不正支出になる。）

契約書はだいたいテンプレートが決まっていて、支払い相手、金額がきっちり明記されています。

これを２部用意して、２部ともさほ氏に渡して押印してもらい受け取って、役所では総務課に行って総務課員のチェックを受けたうえで公印（首長印）を押印し、１部をさほ氏に渡して１部は役所で保管して契約成立です。

そうして無事契約が成立して、ようやく「役所から依頼された」ことになります。

契約を結んではじめて役所はさほ氏に「教室で子どもにマンガを教える債務」を負わせることができます。

そして教室開催当日を迎えました。

ん？担当者が会場を２カ所抑えていて、キャンセル料が必要になった？一カ所は有料のところ（ガリレオ）で、もう一カ所は無料のところ（公民館とか）だったのかな。

キャンセル料は「費目・使用料」では払えないので、帰庁して急ぎキャンセル料の支払いのため「費目・補填賠償金」の支出手続きをしないといけません。

でも、一店だけ予約していたのが講師の都合で急に開催できなくなってキャンセル、なら支払う理由も成り立つんですが、担当者個人のミスで２会場予約していて、しかも当日までキャンセルしてなかったからキャンセル料が必要になった、なんて理由は上司や会計課に説明しづらいし、公金の支出としても市民からツッこまれそうです。（自分だったら、ダブルブッキングは無かったことにして自分の財布から出します。それが一番簡単なので）

③「差し引き払い」が可能なの？

ここでＭ山氏が言った「さほ氏へのギャラからキャンセル料を差し引いて払いますね」は可能でしょうか。

まず「決まった報酬（委託料）から急に発生した別費用を差し引く」というのは不適切な支出です。相手に委託する業務内容に対してこの金額で委託すると一度決めたのですから、業務内容が変わらないのに減額するなんて役所内の決済で絶対に認められません。

これまで支出するために役所内で行った支出負担行為書には支払相手・支払口座・支払金額が明記されています。契約書にも相手・金額が記載されています。

会計課はこの通りにしか支払いしません。

後から支出負担行為書を二重線で消して訂正印を押して見え消し修正する・・・無理です。訂正が効くのは誤字脱字くらいで、支払金額とか支払相手先とかの重要項目の修正はどの役所でも認められてません。契約書の訂正も必要です。

役所保管の契約書を担当者が首長印をコッソリ使って勝手に訂正したとしても（今はどこも公印の管理は厳重になってるので難しいけど）、会計課はそれによる支払を認めないし、さほ氏の持っている契約書には修正前の金額が記載されている（双方の合意に基づいてない）ので、奇跡的に会計課チェックをスルーして（ありえない）減額した金額でのギャラ払いが成功したとしても、後からさほ氏保管の契約書を提示されて不足分の支払請求をされたら、口座振込による支払金額記録が残ってますから、役所は追加払いしなければなりません。

追加払いするためにはまた一連の予算執行手続きがイチから必要になりますし、Ｍ山氏はいずれにせよこの段階で不正支出・公文書偽造により懲戒処分です。金額という重要項目の訂正・契約書の片方印だけによる訂正を見逃して支払ってしまった会計課の担当や上司も処分を受けるでしょう。（まあ会計課はどこも細かいのであり得ないけど）

④支払（ようやく）

教室が無事に終わりました。

役所の支払のもう一つの原則は「精算払い（後払い）」です。

相手が債務を履行したのを会計担当が確認してからでないと支払えません。（例外もあるけど省略）

帰庁後、担当者は会計課にお金を支出してもらうための書類「支出調書」を作ります。文書仕事ばかりでウンザリですか？公金だから仕方ないんです。

ここでもまた、予算の種類、費目、支払相手名、支払金額、支払口座、支払予定日、債務発生日（教室実行日）、支払内容、等を記載して、（システム化されてて支出負担行為と紐付けられてるので、ほぼ自動入力）

先に決済済みの予算執行伺・支出負担行為書・役所保管分の契約書原本・相手が委託内容を実行した証拠（マンガ教室の写真等）と検査調書を添付して、

課内で担当→係長→課長と決済をもらって、会計課に持ち込んで会計課内でもまた会計課担当→係長→会計課長と決済を経て、

はれて会計課が銀行に口座振替依頼データを送信して、さほ氏の口座にギャラが振り込まれることになります。

これで「役所の事業」は終了です。

もちろん課内でも会計課でも、事前に決済を受けた支出負担行為書や契約書に記載された金額・相手名と、支出調書に記載された金額・相手名は照合されますので、「こっそり減額した金額で支払い」しようとしても「書類間不一致」でハネられます。

まあ、減額したとしてもガリレオさんへのキャンセル料の支払い手続きはされて無いので、予算が余るだけで意味ないんですけどね。

⑤その後（蛇足）

これで「事業」としては終わり、なんですが、担当の仕事はまだあります。

年度末の決算作業。決算書ができたら決算特別委員会の想定問答の作成。

翌年度に行われる部内監査((事業執行課の総括課が行う))、定期監査((外部から任命された弁護士や有識者の監査委員会の下部機関である監査事務局による、昨年度に誤った処理がなかったかの検査。支払関係は特に細かくチェックされる。こっそり書類書き換えとかしてもここでまずバレる。))、監査委員自らによる委員監査の監査資料作成や当日の対応。