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最近保育所の審査、調整にAIを導入したというニュースが流れてきたので、保育所の審査・調整はどのようにやっているのかを書こうと思う。
やり方は同じ自治体でも区によって違ってくるので、あくまで一つの事例として捉えてほしい。ついでに私はそこで病んでしまったので、ある程度記憶は曖昧。
窓口で受付。受付けた人が申請書類にチェックをして、保育の必要度を仮にランク付けする。
案外書類が不足している人が多いので(就労時間の証明、納税書類とか)、ここで催促の手紙を書いて渡す。
審査の行われるギリギリまで待つので、書類が不足している人がたくさんいると、ランクが確定しない人がたくさん出ることになる。
仮ランクを付けた書類は、それぞれの保育園の担当者に渡される。保育園は一人3～10園を受け持っている。
入所が決まる前だけでなく、入所してからも書類を出していない保護者はたくさんいるので、そういう保護者への催促の手紙・電話をしたり、園長先生から相談を受けたりする担当だ。
その書類を担当者が再チェックをしてランクを確定し、締切までにシステムに入力する。
件数としては、月にもよるけど、合計で50件くらいになる月もある。申請があった人のすべてが入所できるわけではないので、持ち越し分もある。
前の月で出ていなかった書類が出てきてランクが上がる人もいるし、逆に何か月かして、何も追加書類を出さなければランクが下がる人もいる(例えば勤め先が決まった人で、のちに就労時間を提出する必要があった人など)。
そういう人たちはシステムで管理しているわけではなくて、担当者が一つひとつチェックリストを作って手作業で管理している。
ランク付けは係長同席で行う。担当者、まとめ役、係長で個室に入り、読み上げながら書類のチェックを行う。
担当者は終わったら次の担当者を呼ぶが、まとめ役と係長はずっと会議室にこもりきり。非正規職員が来る曜日がバラバラなので、2日間に分けて行う。
担当者は確定したランクをシステムに入力する。すべてが確定したところで、保育所ごとに子どもの名前を並べてリストを作成する処理を実行する。
この処理がむちゃくちゃ重いので、まとめ役が誰もいない時間を狙って行う。
リストが作成できたら印刷して配布する。簡単にいうけど、枚数が半端ない。
第10希望まで書いてあったら、やっぱり第10希望の園のリストにまで名前が書かれるからだ。
それを担当者ごとにホチキスどめをして配布。係長とまとめ役は全員分のものを使う。
配布されたら園長に連絡を取り、最終的な空き人数を確定する。
いきなり退所することになったとかで、突然空くことはよくあること。可動式の壁や先生の担当年齢をアレコレして、受入人数を増やすこともたまにある。
リストには、いわゆる福祉的要件のものも含まれる。虐待ぎみとか、そういうのもこのなかだ。事務方から上がってくるのではなくて、ソーシャルワーカーの専門職から上がってくる。
たいていは事前に担当者・まとめ役・園長に相談があるが、彼らも忙しいので漏れがないか最終チェックをまとめ役が行う。チェックをしたら、もうその人は確定になる。残りの枠で調整を行う。
調整会議も2日間程度かかる。ランク付けと同様の人数で行う。だいたい申請人数の多い園を受け持っている人からやることになっていたと思う。
最終的な空き人数を担当者から聞き、空きが3人なら上から順に3人が内定となる。
ただし決まった人が第1希望の園でなければ第1希望の調整が終わってからでないと、補欠の内定が出る可能性がある。
会議が終わった担当者は同じ人が希望している他園の担当者に「この人決まったよ」と声をかけていく。
しかし他都市が絡んでくると厄介で、上位の希望が他都市であれば、他都市の審査結果がわかるまで、確定ができない。
システムが賢くなって同じ自治体内であれば他の区の園を選んでいても、自動で「この人が内定になると思うよ！」って選んでくれるようになったが、他都市絡みはそうもいかない。
「住んでるところはこっちだけど、最寄り駅はあっち」ってのはどうしたってあることだ。無理だけど、全国で同じシステムを使えればいいのに、と何度思ったことか。
入所が決まったら、まずは園長に報告し、保護者のフォローをお願いする。その後なる早で保護者の方に連絡を入れる。
決定通知書の決裁は部長だったかな…ちょっと記憶があやしいが、時間がかかることもあり、○日以降と決まっている。
他都市だと、住んでいる自治体が、保育所のある自治体からの回答文を添えて、通知書の決裁を回さなければいけないので、余計に時間がかかる。
原則的に○月1日入所と決まっているので、準備するためにもいち早く伝えてあげなければいけない。なので保護者がつかまるまで電話掛けしまくる。
仕事で日中は出られない方も当然いらっしゃるので、そういう方には夜かける。正規職員は保育所からの請求書のチェック等で残業漬けなので、問題ない(？)
(※ 保育所からの運営費等の請求書は、月が変わったらすぐに役所に送ることになっているが、株式会社以外だと事務が苦手な先生や理事長が作っているので、毎月作成に時間もかかるし、間違っている。認可、認可外、認証、こども園すべてで計算式が違い、それぞれが殺せるくらいの分厚いマニュアルだから仕方ない。子ども一人ひとりのタイムカードみたいなので、何時間利用したかとか計算したりするタイプもある。手動で何百人もやってたらそりゃあ計算がずれる。)
ちなみにここで「やっぱり入るのやめます」みたいな人もいる。
人によって事情はそれぞれだが、たいていは「保育所に申込んだけど、入れなかった！」という証明が会社宛にほしかったから申込んだだけであって、本当に入れたら困るパターンだ。
そうなるとその人より下の人が繰り上げで内定するので、また調整のし直しだ。
申請書類はその人ごとにファイルを作って保存。園ごとの鍵つきロッカーに収納する。
その子の家庭環境が変わるたびにファイリングしたり、メモを書き残したりすることになる。言うのは簡単だけどやっぱり数が数なので、「しまう」「さがす」がとても大変。
残念ながらどこにも入れなかった方にも当然通知を出す。
アフターフォローとして、すぐにでも必要そうな方だったという情報を窓口で担当した人が聞き取ってくれていたら、小規模保育など別の保育施設もご案内する。
月末で退所する人数をファイルと園長への聞き取りから判断して、サイト・配布資料を更新する。
毎月の処理では、8時間程度は減ったんではないかと思う。結局審査・調整以外のボリュームが結構多い。
紙で申請がきて、紙で書類を出すわけだから、入力・印刷・郵送、ダブルチェック・トリプルチェックなどにとても時間がかかる。
電話掛けも丁寧にしていったらキリがない。大方がペーパーのやり取りで行われる以上、多少システムが賢くなった程度ではさほど負担は変わらない。
むしろ毎年毎年書類や計算方式のバリエーションが豊かになるばかりなので、トータルとしては負担増だ。
しかし焼け石に水でもないとあるとでは、ぜんぜん違う。システム改修の予算を組んでくれた部署には感謝しかない。
私の自治体では、入所申込センターみたいなのが作られて、そこで一斉に審査をしていた。
審査をする人は非正規職員だけど、各区で数ヶ月の審査の修行を経て、秋からセンターに配属になる。監督役で正規職員もいるけど、大半は非正規職員。
ランク付けと入力が済んだ書類が1月くらいにまとめて各区に届いて、チェック・調整をすることになる。一週間以上缶詰だった気がするけど、記憶が定かでない。
それよりも、年ごとの収入によって保育料が変わるので、そっちの処理のほうがハードだった記憶がある。
住んでいる自治体と保育所の自治体がイコールでない場合は、書類の提出を求め、手入力だ。
※ 追記
A.少なくとも観測範囲には認可でコネはなかった。役所が大勢で決裁してて、結果に納得できなかったら審査請求できるようなところでそんなものはできないよ。
でも園が保護者に「入れてあげる」って言うことはあったし、役所に「この人入れて」って言ってくることもあった。
「そういうのは認可外でやってくださいね」「認可で役所からお金をもらっている以上、そういうことはできませんよ」って説得する。なんなら偉い人に説得してもらう。
A.人によるとは思いますが、私はそういう人も救ってあげたい。悪いのは、こうしないと休めない社会のほうだと思うんだ。
すべての会社が育児中の人に優しいわけじゃないからね。保育園が空いてなかったって言い訳しないで、気楽に休めるようになればいいのにね。
A.反応で書いてくださってる方がいるけど、福祉施設である以上、できるだけ多くの人を救わなきゃいけない。障害がある人も、なんとかひらがなで名前と住所が書ける外国の人も。だからやったとして、紙を残しつつ電子申請というふうにはなる。
制度も複雑だから、窓口で説明やチェックを受けながら申込みたいって人は多いと思う。抜本的な見直しが必要です。はい。
で、国で一括してってのも、なかなか現状難しいと思う。もちろんお上の号令があれば一気に変わる可能性はなくはないけど、社会問題にならなきゃそんな予算はつかない…。
めんどくせーやっちゃなー 全部点数化して機械的に点数上の方から判定、とかじゃないのか 逆に言うとコネも通用するんだろうな 以前「うちの子の保育園は昔からの地元民しか入れ...
なんか、オンライン入力フォームにするだけで相当の時間削減になりそう・・・
お前みたいなやつがシステム障害でトラブったら真っ先に文句言うんだよ
オンライン入力が出来ない人を排除するわけにはいかない。 「福祉施設」ってのはそういうもの。 これが例えば私立の幼稚園なら 「書類不足の奴らなんか全部不合格で終了」 「機械...
もうやっぱり入るのやめます系は来年の優先順位が最下位に落ちるとかのペナルティつけた方がいいんじゃないか… と思うけど、それだと「0歳で復職は嫌だから落選通知欲しいけど来...
A.人によるとは思いますが、私はそういう人も救ってあげたい。悪いのは、こうしないと休めない社会のほうだと思うんだ。 すべての会社が育児中の人に優しいわけじゃないからね。...
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