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「今のこの部署は業務が非効率すぎるからDXとか言う前にデジタル化して効率化したい」
とのことだった
Windowsのファイル共有サーバを使って業務上のやりとりが行われてて
それ自体は別にいいんだけど明文化されたルールが無いしアクセス権とかも適当なのでめちゃくちゃになってた
定期的にフォルダが移動されるのでメール検索してもファイルが見つからないっていうことがかなり多い
まずはアクセス権の設定とルール決めをやろうとしたんだけど各チームごとにルールがバラバラ
それどころか個人間でもルールが決まってなくてこっちで勝手に決めたら反発がもの凄くて結局断念
いまだにメールでファイルパスが飛び交ってるし、2023年になったから「今年」フォルダの中身が移動されるらしい
とか言っても理解して貰えない
チーム毎にエクセル使ってるところはあるけれど
それもリーダーが頑張ってまとめてるだけで各人が何かまとめてるわけではない
みたいなことをやったけれどほとんど使われず
タスクごとにファイルを添付すればファイル共有サーバも必要ないよね？っていうのを目論んでいたんだけれど
そもそも「タスク」の概念が無い様子だったので導入できるわけがなかった
費用や予算に関して複数のエクセルシートを駆使して管理していた
予算担当者のみがExcelを編集可能なので、担当者が休みだと予算確保ができない
おまけにExcel使ってても一部は手計算（シートをまたがって参照できないと思ってたらしい）なので
年末には紙に印刷して電卓で検算大会が開催されるという意味不明なことが行われていた
選定までちゃんと行ったけれど「未来予算との差分計算ができない」みたいな理由で結局導入を断念
「その計算いります？報告してるだけで誰も気にしてないでしょ？」
という話をしたが、結局導入はされなかった
唯一成功したのが「Excelを印刷して、手書きサインをもらって、それをPDF化して共有フォルダに保存」の廃止
なぜ手書きの必要があるの？というのを確認しまくって手書きサイン不要な書類についてはデジタル保存で完了
どうしても手書きサインが必要と譲って貰えなかったものに関してもPDFのサイン機能で了解を得た
印刷することがないから、Excelで無理矢理A4用紙の見た目にする必要無いよね？というのが今年のステージなんだが、まぁ多分無理な気がしてる
そういや、外部企業で手書きサインを求めてくる会社には仕方なく手書きサインしてるけれど
「人事に関わることなので紙保存です」
なので人事部とだけは紙でやりとりしているし、なんならそのために出社することもある
「今の仕事が楽になる」「今の仕事がより正確になる」という予想ができない人に対して新しい方法を提案しても抵抗しかされない
仕事が楽になった経験よりも、何かしらの障害で失敗した経験の方が記憶には残っているようで
1％の確率で失敗して破滅的なことになるよりも、辛いけれどどうにかなっている現状で耐え忍ぶ、という彼らなりの処世術なんだろう、と思う
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