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コミュ障ですがコミュ障なりに齟齬のなく・円滑かつ迅速に、報告・連絡・相談をするためにはどうしたらいいか、
という努力をしてきたので、その結果をレポートにしてみました。
同じようにコミュ障で悩んでいる人がいれば役に立てばいいなあと思って書いています。
よりにもよって選挙の日に思い立って書いてみたので、流れてしまうかもしれないですね。
これは職場で楽しくおしゃべりするだとかそういった事はぶん投げて、とりあえず
報告が長ったらしくなって上司にキレられたり、伝えたいことの3分の1も伝えられなかったりして
報告・連絡・相談は大事です。人と話すこと自体苦痛ですが、コツさえ抑えておけば短時間で済ませることができる……こともあります。
お互い頑張りましょう。
自分から相手に話を降る時は、今から自分が「何について」話したいのか、タイトルを考えてみるといいと思います。
「ミーティングの時間について」とか「来週の会議の内容について」とか、
あるいは「先週のお客様について」とか「懇親会について」とか。まぁなんでもいいんですけど、
何についての相談なのか、一番最初に言うと相手もそれは急ぎなのか、後回しにしてもいいのか判断することができ、
大抵のビジネス本とか研修資料に書いてあるものですが、5W1Hを意識することは大変重要です。
5W1Hとは>> 「いつ（When）、どこで（Where）、だれが（Who）、なにを（What）、なぜ（Why）、どのように（How）」
という6つの要素をまとめた、情報伝達のポイントのこと。 << （コトバンクより）
顧客の要望であれば、「顧客は何がしたいのか？」「最終的にどうなりたいのか？」を意識すると、他の人にも伝えやすくなります。
今、どういう状態にあり、最終的にどうなりたいのかをはっきりさせておくと報告もしやすくなります。
これは仕事の内容にもよってしまいますが、今どういう状態か？をはっきりさせないと後々トラブルに繋がる事がよくあります。
「どうしたいのか」「最終的にどうなりたいのか」を伝えるようにしましょう。
例えば、「ハサミを貸してくれませんか」と言うよりも、「紙を丸く切りたいので、ハサミはありますか」と言うと、
ハサミを使うよりも効率的な方法を相手が提案してくれるかもしれません。
質問に対して回答する時は、文章をとにかく短くすることを意識します。
1番伝えたい事は何なのか、重要な事は何か、それを常に考えるようにしましょう。
最初はやっぱりよくわからないと思いますが、意識してトレーニングすると、だんだんと要領がわかってくると思います。
質問に対しての回答は、英語の問題の要領で考えてみるとわかりやすいです。
Q.好きなスポーツはなんですか？
こういう例文よくありますよね。
その後に補足として、毎週日曜日トムとキャッチボールをしている話を付け足します。
これが、
「トムと毎週日曜日キャッチボールをしています。野球が好きです。」という回答になると、
間違ってはいませんが、1番に何を言いたいのかよくわからなくなりますね。
この要領で、何を答えればいいのかを考えます。
オープン質問は自由回答のもの、クローズ質問はイエスかノーかで答えられるものです。
例えば、
→A.父・母・兄・私の4人です。
→A.いいえ、妹はいません。
こんな感じでしょうか。
自分は今何を聞かれているのか？イエスかノーかで答えられるか？を考えてみましょう。
→「時間」を問われているので「◯◯時です」という回答になりますね。
こんな簡単な例文なので明確ですが、質問も長くなると何を問われているのかわからなくなりがちです。
相手が何を知りたいのか？時間か？金額か？内容か？など、それを特定するのに努めましょう。
相手の質問が長かったりして、いまいち何が言いたいのかわからない時は正直に何がわからないのか相手に聞きましょう。
質問を特定するときには、「何が知りたいのですか」だと相手によくない印象を持たれてしまう事があるので、
「時間についてでいいですか？」とか「◯◯の話ですか？」とか、上記のタイトルの要領で聞いてみると
「はい。ただし～（条件）」というように、最初に可否を伝え、その後に条件を伝えるといいと思います。
とにかく！文章を！短く！
人の頭に残る情報は本当に少ないです。何を伝えたいのか、重要なところを最初に伝え、
補足は後から伝えましょう。
こんな感じでしょうか。わりかし当たり前のことしか書いてないので、物足りないかもしれないですね。
一朝一夕にはなかなか難しいとは思いますが、ポイントを意識して試行錯誤してくと、
だんだんとできるようになってくることもあると思いますので、ちょっとだけ意識してやってみるといいと思います。
お役に立てれば幸いです。
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