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増田は会社員をしており、毎日9時半から18時半くらいまで働いている。
所属部署の責任者という立場なんだけど、うちの部署はできるだけ残業はしない、土日は仕事しない、有給休暇は自由に取得するという方針でやっており、毎日それほど忙しくもない。
先日よその部署から社外の人も参加する会議にオブザーバー参加して欲しいと頼まれた。その部署からは夜中の23時とかにメールが来るのでいつも忙しく働いているというイメージだった。
大きな案件かつ緊急ということで、会議を打診されたのが開催日の2日前だった。わたしはその日午前半休の予定だったんだけど、普段忙しくもないのに申し訳ないなと思ったので、私用をキャンセルして半休は諦めた。
会議を打診されたときに、場所はうちですか、先方ですか、ウェブですかと確認したところ、ちょっと間があってから、うちでやりますと言われた。引っかかったので、会議室はどこですかと聞いたら、まだ取っていないとのこと。
10人を超える参加者のいる会議ができる会議室はさほどないので、今すぐ確保した方がいいですよとその場で確認させたところ、案の定どこも空いていなかった。その場ではなんとかしますということで話が終わったんだけど、その後グループ会社の広めの会議室を借りることでなんとかなったっぽい。
会議で使う資料をレビューして欲しいと頼まれたので、結構な分量の初見の資料を確認してコメントを入れたが、わたしが会社にいる間にはなんのリアクションもなかったので、まあいいかと思い返信は待たずに帰宅した。
会議当日の朝に出勤してメールを確認したら、前日の23時過ぎに発信されたメールで担当者から今日の会議で投映する資料が届いていたんだけど、ファイルを開いて確認したら、一部の資料に社内宛コメントがバッチリ残っていた。これを投映するのは恥ずかしすぎるだろ！と思い、急いで確認しに行くと、その資料の担当者が会議直前まで別件で動けず、他に分かる人が誰もいないという。
仕方ないのでうちの部署で引き取って社内向けコメントを社外宛に調整したものを急ぎ作成してメールで共有した。
しかしこのメールループにも10人くらいいるのに、誰も会議用プレゼン資料のダブルチェックしてないんかい！
この会議大丈夫かなと思いつつ、念のため少し早めに会議室に行くと、若手の社員がおろおろしてて、聞くと普段使わない会議室なので資料の投影方法とかマイクの使用方法とかが分からないという。そんなこと事前に調べておけよと思ったけど、さすがに言えず、システム担当の人を呼んだりして、結局会議が始まったのは定刻を20分過ぎた頃合いだった。
他社の人も呼んでいるのに、このグダグダぶりは恥ずかし過ぎた。
会議が始まってからも、誰が会議を仕切るのか決めていなかったっぽく、司会や進め方を決めるのに一悶着、ウェブ参加の人もいるのに資料を事前共有していなかったとのことで急遽メールで送ったりしていた。
会議の目的は、プロジェクトの関係者が一堂に会して直接意見を述べあって調整することで、協議にかかる時間を短縮するというものだったんだけど、うちの担当者は意見を聞かれてもふんわりとした回答しかしておらず、これで本当に時間が短縮できるのか、ハラハラした。
会議は2時間かかった。わたしはオブザーバーなので、意見を聞かれたときにコメントするよう頼まれていたが、最後に「何かありますか？」と聞かれたのみで、わたしが関係する論点は協議対象にならず、実質的な発言はゼロだった。
うーん。このグダグダ進行とふんわり回答はうちの部署だったら絶対に許さない。他部署のことだから黙って参加してたけど、わたし半休諦める必要あったのか？
忙しい部署だからこんなにグダグダになってしまうのか、グダグダだから深夜残業せざるを得なくなっているのか。増田は後者で無駄な残業してるんじゃないかとちょっと疑っている。
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