■仕事に使う手帳ってみんなどうしてるの？※追記あり

私、BtoBな零細企業で事務兼接客をしている会社員。

仕事の予定やその日あった来客、To Do、その他色々を手帳に書いて管理し始めて約5年、プライベートも仕事もまとめて1冊の手帳で管理してるんだけど、今日先輩にそのことをやんわり咎められた。

仕事のことを書いた手帳をプライベートに持ち出すのは良くないと思う、

うちの会社は緩いからあまり気にする人いないけどさ、

そのやり方だとアナタしか見られない(共有できない)

……とかそんなニュアンス。

私のしてることって一般的ではないのかな？

雑誌の手帳特集でも「仕事とプライベートを1冊で管理」のような記事を見かけるから、問題ないと思ってたんだけど……色々意見を聞けたら嬉しい。

あと、ここから先は補足と愚痴で大した内容じゃないので読まなくてもいいです。

元々、社長の会合の予定をカレンダーに書き込む程度でしか予定管理してないような会社で、その他の予定は案件の種類毎にそれぞれのファイル等を確認する。

今回指摘した先輩やそれ以前に働いていた方々はそれで把握出来てたから問題ないらしい。忙しい会社でもないしね。

忘れっぽい自分には合わない方法だから改善を提案したら、余計なことするなとのこと。

そこで、自分のための備忘録と納期管理に手帳をつけ始めた。

一応、出先やお客さんの前で手帳を開くことはないし、仕事に関する具体的な数字他は暗号にしてパッと見たくらいじゃ分からないようにしてるし、そもそも私自身が一番下っ端なのであったこと全部すぐに報告してるので自分しか知らない仕事・案件なんてない。

だから、上で言われた「私しか手帳が見られなくて困る」理由が分からないんだよね……腑に落ちない……。

追記 2/2

トラバとブコメ、どうもありがとう。

「仕事のことを書いた手帳をプライベートに持ち出すのは良くない」は、仕事の情報が載ったものを社外に持ち出すのはよくない、という旨で書いたつもりだったんだ、分かりづらくてごめんね。

もらったコメントを読んで、4月からは仕事用・プライベート用の手帳を用意、前者は職場に置いて、後者は持ち歩くようにすると決めた。詳しい理由は長くなりそうだから、後で補足として書くね。

どんな業務でどんな風に手帳(やシステム)活用してるかを分かりやすく書いてくれた人たち、想像しやすくてとても参考になりました。ありがとう。

想像していたより、手帳(紙媒体)を使ってる人が少なくてびっくりした。GoogleカレンダーとGoogleキープが特に気になるので、プライベート用に活用してみようかな。

以下、長い補足。

仕事用とプライベート用に手帳を分けた理由は主に2つ、「念の為」「私以外も便利そうだから」。

社内規定に引っかかることや重大な情報を手帳に書くことは無いし他者が見ても分からないよう工夫はしているけれど、絶対とは言い切れない。情報を外に持ち出さないようにするという点で、どの媒体からでもアクセスできるGoogle等のサービスは仕事管理の候補から外した。ITに疎い古い業界人な周囲に説明するのも面倒でね……自宅で仕事の情報が必要になることは殆どなかったから不便しなさそうだし。問題ないと書いてくれた人もいたけれど、万が一に備えてきちんと線引きをしておくには越したことはないという結論に至った。1つ目の理由はこんな感じ。

2つ目の理由は、このトラバを見てハッとしたのが大きい。

http://anond.hatelabo.jp/20170201190721

今までなくても問題なかったものでも、便利そうなら興味が湧くのも当然かも。

元々は仕事をスムーズに進める為につけ始めた手帳だから、みんなで使えたら嬉しいくらいだよ。

きっと多くの会社では、Googleカレンダーのようなシステムを使ってスケジュールを共有し、そうでなければ事務所に予定表を貼り、あったことを日報にまとめて提出したりするのだと思う。

でも、弊社ではそれが難しい。まず、社員数に対してPCが圧倒的に少ない、社員3人に対して1台くらい。PCを使う業務も少ない。報告書の類も見たことがない。

そして、今まで提案してきたいくつもの改善事項は保守的な先輩によって綺麗に一蹴されているので、これらもまた却下されるのが目に見えてる(中には的外れで余計な提案もあったとは思うけど……)。

先輩の性格を考えると、一度私のスケジュール管理の提案を却下している手前、便利さに気付いたとしても「やっぱり増田さんの方法でやってみよう」とは絶対に言わないと思われるので、私が勝手に作った仕事専用の手帳を誰でも見ていいようにこれまた勝手に事務所に置くことにしようかと思う。差し出がましいけど。

ちなみに、私が今まで使ってた手帳はシックな見た目で1日1ページ書けるもの。内容は「スケジュールも書いてある日報」というのがしっくりくるかな。

プライベート用も兼ねてたから少し値が張るものを買ってた、もちろん自腹。

これから仕事専用にする手帳(会社からの支給は無い……)にお金かけるのはちょっと抵抗があるので、これからは安くて分厚いノートを手帳代わりにフル活用していくつもり。

Permalink | 記事への反応(8) | 18:34

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