■「一応内容を知っておきたいから打ち合わせに参加したい」みたいな奴が嫌い

特に何かを発言したり判断したりするわけでもないのに、情報取得のためだけに打ち合わせに出席したがる奴がけっこういる。奴といっても上司であることも多いのだが。

目的は、

• その関連の知識がないので勉強のため（なんでもいいから情報が欲しい）
• 話に付いていけなくなっていくのが怖い
• 上（社長とか役員とか）から聞かれた時に分かっているフリができるから

みたいな感じのようだ。

「増田君、その打合せ、俺も出たいんだけど」と言われ、その人を出席メンバとして想定していなかった俺はスケジュールの再調整を強いられたりする。面倒なので、その人に出席してもらっても役に立たなそうだと思えるときは、適当に嘘をついてスケジュール再調整の余地はないと伝え、出たかったら自分で調整して出てくださいと伝えてるけど。

自分が呼ばれていない打ち合わせに出たがるというのは、恥ずかしいことだと思わないんだろうか？

呼ばれていないということは、少なくともその打ち合わせで検討を進めるにあたって、あなたは必要とされていないということだ。あなたがいても足しにならないし、かつ、あなたがいなくても決定できるレベル・範囲のことしか決定しないわけ。

もちろん上司に対しては、俺は実務担当者として、打ち合わせで明らかになったことや決まったことをサマって事後に報告する。上司じゃなくても関係者であれば、必要な範囲の報告をする。その報告だけきいてくれれば、その人に必要な情報が伝わって、必要な判断ができるのに、いちいち打ち合わせに出席したがるのはムダだからやめてほしい。自分がいないと動かないタスクのほうに集中してくれよ。

こういうと、俺の普段の「報告」の質が低いのでは？とか言われそうだが、まぁ質が高いと言えるかは微妙なんだけど、そこの問題ではないと思う。出席させなくても俺からの報告だけ聞いて上手くやってくれる人もたくさんいるし、出たがりの人は実際、出席しても発言や判断をしないばかりか、何が重要なのかも理解していないことが多く、打合せ後に俺に相談してきて、結局なにがポイントだったのかを確認したりしているのだ。打合せ前に「関係する資料があったら見せて」とかいって、前回までの説明資料や議事録などを読み込んでいるにもかかわらず、それである。

「物事を全部知りたがるタイプ」には２通りあって、「自分の考えを確かめたりブラッシュアップするために情報収集を徹底してる」奴と、「考えられないからとりあえず知ることだけは一生懸命」な奴がいる。前者は常に自分なりの「（将来に対する）仮説」を持って行動しているから、仮に情報が最低限しかなかったとしてもある程度の判断ができる。ところが後者の人は自分で仮説を持つということをしないので、「誰かが考えた仮説と、その背景となっている情報」を全部セットで教えてもらわないと、途方に暮れることになるようだ。教えても途方に暮れていることがよくあるけど。

俺は大人数のミーティングは嫌いだし、メールのCCに大人数を入れるのも嫌いだ。誰がどこまで知っているべきかを考えて、相手に応じた範囲・粒度で情報を共有するように心がけているので、「とりあえずみんなで共有」みたいな無駄なことはしたくないんだよね。

タテ割りは良くないとも言われるが、分業した上で、お互いの情報のやり取りがなるべく「必要十分」になるよう努力していくのがもっとも効率的だと思う。逆に言えば、お互いに「重要なポイントだけ教えてくれればいいよ」と安心して言い合えるような感じで分業が確立していないと、なかなか良い仕事ができないだろう。これは伝える側にも伝えられる側にもスキルが求められる話で、うまくサマる能力とともに、サマリを聞いて本質を理解できる能力が必要だ。

「重要なポイントだけ教えて」と振ってみて要領を得ない回答が返ってくるようなイケてない相手に対しても、「もうお前の報告は良いから議事録と資料を全部よこせ」みたいなことをやるのではなく、適切にサマって報告ができるように指導することのほうが大事かもしれない。

ファイルサーバやデータベースにみんながアクセスできる、みたいな意味での情報共有は、必要な時に必要な情報を引き出すための手段として、（セキュリティに気を付けつつ）広めにやったらいいと思うけど、何でも知ろう／知らせようとするのはアホのやることだろう。

もちろん、常に「必要かつ十分」な情報だけがやりとりされる理想的な組織にはなかなかならないから、バックアップとしての全体共有はなくなりはしないけど、「とりあえず知っておきたい」「とりあえず共有します」を連発する人は、無駄なことをしているのだという自覚をもってほしい。

Permalink | 記事への反応(3) | 13:39

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