IT企業なのに出張費精算処理がいまだに紙ベース。

2016-10-25

IT 企業だが、2016年の現在だが、うちの出張費精算処理は未だに紙ベースで行われる。

Excel 形式の入力フォーマットがあり、そこに記入する。

必要事項を記入したExcel ファイルをプリントアウトし、申請者の印鑑→管理職承認印を押して経理に提出する。(ここまでは許容できる)

経理は紙ベースの出張費精算書を(人力で）チェックする。

・ほかに安いルートがないか

・バスがあるルート（or時間なのに)タクシーを使っていないか

・駅到着時刻から駅の駐車場の出庫時間の差など　…　を細かくチェックする。

記入内容に不備があれば(説明不足など)、経理担当→総務の長というルートを経て

出張精算書の書き直しが必要となる。

再びExcel ファイルを開き、書き直す→印刷し直し、承認印も再びもらいに行くことになる。

出張費の申請→受け取りまでの時間も長引く、書き直しのコストがかかる。

総務の長(あるいは経理担当者)からの、出張費清算書記入のガイドライン(不備とみなす基準)等は明示されていない。

チェック作業の判断基準にもばらつきがある。

(ある人には指摘し、書き直しを命じているのに、同様の内容を書いた別の人は書き直しを命じられなかったなど)

システムに任せたら、もっと手続きは簡素となり、人件費というコストも減らせるのではないか…と思うが

2016年現在、いまだに導入されていない。

(おそらく、総務の方で導入しよう、という話になっていないのだと思われる)

手間を簡素化する、ということがまず社内で実践できていないと、

小さなコストが積もり積もって大きなロスとなると思う。

IT 企業として今の状態をあと何年続けていくの？と思っている。

もっと出張者・経理（総務）担当共に負荷の少ないシステムになっている、と思っているのだが、

うちみたいに、まだ紙＆人力で処理してるところがあれば、導入できない理由などの話をぜひ聞きたい。