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この４月から総務系の職場に異動になり、数多くの書類を様々な企業に送付する業務に携わるようになった
ある時期、顧客の個人情報を取引メーカーに大量に送る業務があり、１ヵ月余り数十件の資料を郵送したところ、１ヵ月以上経ってから
『この会社と、この会社の関係者の個人情報が未着なので調べて下さい』
すぐさま自分で保管している書類送付状（Excelで作って全件保管している）を確認し、 「●月●日にレターパックプラスにて担当の▲▲さん宛に送付しております」 と返したところ、しばらくしてから
『当方のチェックミスでした、書類はしっかり届いておりました』
と平謝りの電話が。。。 正直、しっかりと送付状を残しておいた事で 「当方には送付した事実がある」 と主張出来たものの、相手側が 『確かに受け取りました』 という事実は レターパック の配達記録位しか無い為、中身の書類に送付物が確かに入っていたか否かという事までは証明出来ないのが歯がゆい所
もし 送付状を作っていなかったり、控えを保管していなければ 「確かに送った」 と主張出来ず、有りもしない未送付と言われた書類を延々と探す羽目になっていたと思うと、背中がゾっとしました
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