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後半わからんけど前半だけ
清書前のメモとか、自分の為のtodoリストとかも、定義上は行政文書になるんだけど、そんなものいちいち保管してたら手間も場所もデータ容量も莫大になるんで、実務上、清書なり最後に分かるもんが残ってれば、担当判断で処分してるんだわ。
もちろん定義上行政文書であるから、義憤持った誰かが、然るべきところに突っ込めばチャンと保存しろって事にはなる。（実際に問題になったら、全保存は現実的じゃないんでルール変わると思うけど）
上の取り扱いしてるから、対象となるものがメモなんか清書されたもんなんかを確認せにゃならんのよね
メモで廃棄されてりゃ、作成してない、または保存期間が過ぎたため廃棄したって表現になる。
頭回りゃ分かるだろうけど上のような状態なんで、本当はあるのに無いって言い切ることは普通に出来ちゃうんだわ
普通ならそんな嘘つかないんだけど、何らかの力絡んだりしたらどうなるんだろうねってことだ
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