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１．FAX送信台帳に送信者と送信内容と送信先の情報を記入して送信内容の印刷物とともに提出し課長に承認印をもらう
２．課長の立ち会いのもと、FAX番号に間違いがないか確認のうえ、FAX送信確認表を相手に送信する
３．FAX送信確認表が到着しているか相手に電話をして確認してもらう
４．相手が確認できたらこれからFAXを送信しますと電話口で伝えた後、課長立ち会いのもと、リダイアルで送信内容が記載されたFAXを送信する
５．FAXから送信ログが排出されたらそれを課長に報告し、FAX送信台帳に完了の確認印をもらう
20年以上前に誰かがFAXの誤送信で個人情報漏洩をやらかしたために、このような手順になったと聞いている。
FAX番号に間違いがないか弊社の都合で確認をさせられる相手の都合も考えた方が良いと思うのだが、誤送信が起きたときに責任が取れるのかといわれると皆黙る。
電子メールについても相手からのメールに返信する場合だけ確認作業が省略できるだけで、やはり台帳記入や課長の立ち会いなしに社員はメール送信してはならないことになっている。
このようなことで現代のビジネスのスピードについていけるのか？
ついていけていないのだ、実際……。
電子FAXにしよう(名案) 承認も電子で
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