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決裁に必要なのは
・Ａさん、Ｂさん、Ｃさん、……Ｒさん が応募しました。
という根拠が必要だからで、上司がそれを見てオッケーと印つくまでは確かに履歴書は必要だよね（でないと、採用担当が無茶できることに）。
で、それを保存しておくのは、外部から「採用に不正があるんと違うんかいゴラァ」って突っ込みが入ったときに、いやいやそんなことはありませんよー、という説明を行うため。
１年間保存なのは、おそらくアルバイトの雇用期間が１年を越えないからで、苦情の趣旨から言って、アルバイトの雇用期間も終了したあとで「採用に不正が…」と苦情のくる可能性が少ないこと、そして年度が変わったら担当や関係者もいなくなるから、年度終了時に捨てておけば、「書類は保存してません、事情は分かりません、担当変わってますので」攻撃が使えるから。それは厳密に言えば個人情報の目的外使用では…？と疑問に感じているのだと思うけれど、それが「採用における公正さの証明」としてのみ保管され、あなたが言うように他の目的に使用されないという前提なら（関係者もそこまで馬鹿ではないと思う）、それはセーフじゃなかろうか。
個人情報保護法にも
個人情報取扱事業者は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
とはあるわけだしね。
まあこの法律は地方公共団体における取り扱いを規定はしてないけど、戸籍とか取り扱う場合と違って、採用における個人情報の管理なら、これに準ずるものと理解しておくのが妥当だろうし。まあ、どこまでが「相当の関連性」と認められるかについての判例とか調べたわけじゃないけどさ。
とりあえず、民間の対応だとこんな感じかね。
http://okwave.jp/qa/q2946424.html
あとこんなんもあった。
http://www.miraic.jp/group/publication/publication02/pdf/3779.pdf
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http://anond.hatelabo.jp/20110618180959の元増田ですが、丁寧な説明をありがとうございました。 公平に選考をしたという証拠を残しておくためのものなのですね。 視野が狭い故に気づきませんで...
増田の「不安」「気持ち悪さ」が少しでも解消されたのなら良かったです。 後だしの情報になりますが、履歴書その他が綴られたファイルは、職員なら誰でも見れる場所に保管されて...
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