困った時はIPAってことで
https://www.ipa.go.jp/sec/softwareengineering/tool/ep/ep2.html
ここら辺の要件定義工程で作成するドキュメントを元に体系立てて既存のドキュメントをフォルダ分けしてみては?
で、足りないドキュメントがあったらヒアリングして増やしていく。
出来ればgitとかバージョン管理ツールで管理したいけど、技術的に詳しい人がいなかったり増田がいなくなったら放置されそうならファイルサーバー管理でもいいと思うよ。
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