新人が議事録を短時間で片付ける方法　【進捗会議/編】

2011-05-21

僕は、新人のころよく議事録の作成に時間がかかっていた.

よく新人が議事録に手こずる原因は、

①知識の問題　：　会議テーマに関する知識がない

②会話スピードの問題　：　話し手の会話スピードが早過ぎるなど

③慣れの問題　：　議事録作成に不慣れ（当たり前ですが。。。）

と考えられているように思うが、私の場合以下の点がネックだった。

・会話の行間を読むこと

そのことに気づけたのは、

進捗会議の議事録によく出現する、この表現パターンだ。

『〇〇については、△△のため、完了とする』

〇〇：話のテーマ

△△：原因や理由

進捗会議の議事録には、作業の進行度合いを表現する言葉が使われる。

特に、作業項目が終わったことを表現する言葉は多用される。

私の担当では、上記の表現が多用されていた。

上記の表現が議事録上で多用されるということは、

議事録を作成するためには、

この表現を構成する要素

（ここでは、〇〇：話のテーマと△△：原因や理由、それと『完了とする』＝動作・決定事項）

を会議の中から拾ってこなければならなかったのだ。

しかし、会議の中では、みなが共有している項目については、ハッキリ言わずに、話が進んでいる。

特に、資料がない会議の場合、上記表現パータンにおいての〇〇の部分（話のテーマ）については、

ころころ変わったり、関連したところへ飛ぶことがよくある。

そのため、新人のころの私は議事録作成のため、話のテーマ（〇〇）や決定事項に関する原因や理由（△△）を周りの人に会議後聞きまわっていた。

初めの頃は、聞きまわるのも悪くはないが、

事前に上記の表現パータンの構成要素を意識して、会議に臨めば議事録作成のための材料を

メモすることができ、今よりずっと簡単に議事録作成ができるようになるはずだ。

また、ここで挙げた私の担当内の議事録表現パターンだけでなく、

自分が配属されたところのパータンを見つけて、

そこから、議事録作成に必要とされる構成要素を見つけることも可能だろう。