■バッドノウハウ（海外人気エントリ紹介ブログ風）

ギークが集まって日々の生活からプログラミングのテクニックまで幅広い話題を扱っているAnOnDというサイトがあります。今日はここから、エクセルが「できる」ユーザーになるために、習得しておくべきことは何か、という話題について紹介します。原文は下記にあります。

Five Techniques Required For Extraordinary Excel Users - AnOnD

実は、原文では「〜をやるにはどうしたらよいか」だけが掲載されているのですが、AnOnDの姉妹サイトであるHATE-Boo!というサイトで議論がされ、答えらしきものが出ているので、それを紹介することにします。

1.セルの中で改行（スペースを大量に入れて調節するの禁止）

これを実行するには、ワードとエクセルを同時に起動させます。ワードで、セルに入力したい内容を改行も含めて入力し、それら全てをコピーします。エクセルをアクティブにし、入力したいセルをダブルクリックします。ダブルクリックして、セルの中で「|」型のカーソルが点滅したら、ワードからコピーしてきた内容をペーストします。ダブルクリックせずにシングルクリックでペーストしてしまうと、改行以降の内容が、ねらったセルの一つ下のセルに入ってしまいます。こうなってしまうと一つ下のセルの内容は決して復活させられないので注意が必要です。

2.電話番号みたいに、0ではじまる数字を表示（頭に'付けるの禁止）

たとえば、「0312345678」と表示させようとしてセルに入力しても、冒頭の0は省かれて「312345678」となってしまいます。これを防ぐには、数字を「="」と「"」で囲んで、「="0312345678"」と入力することでうまくいきます。ただし、これを使うと、SUM関数などで計算を使用としたときに、数字が反映されません。このようなときには「+」で地道に足していく必要があるようです。

3.入力すべきセルに最初に色を付けておいて、何らかの数値が入ったらセルを白くする。値を検証して、矛盾するようなら赤くするとなおよし。

HATE-Boo!でも「やり方が分からない」「意味不明」という意見が多かったのがこれ。結論としては、最初は「ああ、これね、マクロでできるよ」と言っておいて、あとで外注するなり詳しい人に任せるなりする、というのが最も効率的のようです。必要以上に難しいことをやろうとして時間を浪費する過ちを犯さないようにするのが賢いやり方、ということで。

4.A1に「=10/3」、B1に「=10/3」と入力されていて、C1に「=A1+B1」と入力されていたとき、C1に「7」と表示されても「あれ？」とか言わない。

エクセルを使っていると、このような間違いがよくあります。「『あれ？』とか言わない」とあるように、最も大切なのは戸惑わないこと。「ああ、よくあるんだよね。印刷の時にも、印刷プレビューと実際が違っていることがよくあるし」と切り抜けて、あとで計算機で計算し直すのが正攻法のようです。

5.すでにできあがったシートがあるとき、「このシートでC列の値が最も高いもの」を探す方法が分かる。

プログラミングの本を読むと、ソートについて多くの章が割かれています。それだけ、数値を順番に並べる「ソート」の方法は重要であるということのようです。ここでは、そのうち「泡のソート」と呼ばれている方法を使いましょう。作業のため、ファイルをコピーし、コピーしたあとのファイルを利用します。まず、1行目と2行目を比べ、C列の値が小さい方を削除します。次に、削除されて2行目に上がってきた3行目と、先ほど勝ち残った方を比べ、小さい方を削除します、これを繰り返せば、最も値の大きいものは求まります。あとは、コピー元のファイルを再び開き、その値のある行を検索するだけです。比較する作業は一見単調ですが、やってみるとボクシングの王者決定戦のようでおもしろみのあるもののようです。

皆さんはいくつできたでしょうか。これらを覚えておけば、明日以降の職場で一目置かれる「エクセル使い」になれるかもしれませんね。

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Permalink | 記事への反応(2) | 21:35

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