社内共有フォルダ A部 B部 A部専用フォルダ B部専用フォルダ みたいな構成にするのが普通。

そもそも自前で用意するとかやだやだ

それが許されるのは「普段から全部署の書類を全部署がカンタンに参照閲覧できて誰が何を書いたかわかっている状態である」という場合のみやぞ 普通はそういう紙書類運用はしてない...

営業部は、営業上知り得た秘密を、他部署と共有しないようにって取引先から言われるので従わざるを得ないのと、 人事・総務部も、採用情報や給与・税金関係で他部署に共有できない...