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本来、会社の書類及び記載されている内容は情報という「資産」なので、持ち出すべきではない。
しかし、やむを得ない理由で持ち出さなければならない場合は以下のフローに従う。
以下、平社員が会社の書類(仮に見積書とする)を持ち出す場合のフローを書いてみる。
1.会社の書類を持ち出すための許可を得る。
会社の資産は部長が管理者のため、部内の資産管理簿に持ち出しを許可する部長印を貰わなければならない。
部長に直接持って行くのは勿論もってのほかで、主任、係長、課長とそれぞれ順番にお伺いを立ててから、部長にお伺いを立てる。
４人に対して、「その書類を持ち出すことによるメリットとデメリット」をエビデンスを用意して説明する必要がある。メリット＞デメリットであることについて４人を納得させて、初めて書類の持ち出し許可を得る。
2.資産管理簿に持ち出し印を押す
資産管理簿に持ち出す書類の通番を作成し、資産管理簿と持ち出し管理簿に持ち出す旨記載する。
そこに上記の４人＋本人印を全て押す。
3.持ち出す書類に添付する付票を作成する
持ち出す書類は、会社の出入り口で守衛に持ち出す旨を再度確認する。
付票には持ち出す書類の通番と書類の持ち出し先を書き、３枚複写の用紙に本人、係長、課長、部長の印を押す。
4.いよいよ持ち出し
いよいよ持ち出しである。会社の出入り口で守衛に持ち出し書類と付票を見せ、付票３枚に守衛印を押して貰い、１枚は守衛が保管する。
以上で作業完了。
今回は顧客提出用見積もりだったので、これで終わりだが、持ち帰る場合は会社の入り口で守衛から持ち帰った旨の印を付票の２枚に押して貰う。
そこで付票の１枚は守衛が取り、残り１枚が手元の保管用である。
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