2013-01-23

返信用封筒と返信用切手を同封してください

たまーに、法人or個人から当社宛の依頼文書(依頼の性質上、郵送&要返信)を受け取る機会がある。

「相手→当社への依頼」ということで、

問い合わせの電話メールをくれた相手には、まず

1)依頼文書

2)相手先の住所を記入いただいた返信用封筒

3)2)に貼る返信用切手

上記1)〜3)をセットで送っていただきたい

(目上の方もいるので相手の立場によっては、ご負担ください、とかご用意ください、とか同封してくださいとか使い分け)

と話しているのだが、

若い人でも年上の人でも、そして

電話で話しても、メールで1・2・3…と箇条書きで伝えても、

かならず2と3が抜けて1の文書のみが送られてくる。

(=相手側の都合で送って来た依頼文書なのに、当社が封筒も切手も用意して、

相手の住所氏名も記入しなければならない。ちりも積もれば…)

そういう場合、当社としてはもう

わざわざ「切手がないんですけど」などと電話しないことにしているのだが、やはり

後日、上司からは「ちゃんと説明してないでしょ!」と叱られる羽目になる。

ネット検索したら、ヤフー知恵袋なんかに「返信用封筒ってどこで売ってるんですか?」という質問

意外とあるので、ひょっとしたら「返信用封筒」と「返信用切手」の意味が通じていない…?

他の会社で、こういう相手側のミスがあったらどうしているんだろう。

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