■コロナでオフィスの家賃と社員の交通費が浮いて会社がミニマリズム

正確には、リモートワークが実現した（完全に問題がなくなったとは言っていない）ことで、コスト削減になった。

そして、今まで当たり前にあるものと思っていた仕事をやめてみて、なくても別に全然困らないんだ！と腹落ちした話。

あんまり具体的な数字とかは書いちゃいけないと思うので、創作小説として読んでください。

小規模な会社。コロナでしぶしぶリモートワークを始めました。

震災の時に社員の出社困難があったことから、いざという時には家でも業務ができるようにしておこうという動きは以前から社内にありました。

ただし、社内運動のテーマや、役員クラスの会議の議題には上がれど、いざ実行まで至ったのは今回が初めてです。

これまでは、やれシステムは、パソコンとデータの管理は、帳票はプリントしないのか、書類の回覧は、勤怠管理は、さぼる社員への対応、OJTの場合は、

等と、課題を見つけるのをお仕事にする人たちに阻まれて予算すらまともに組ませてもらえませんでした。

が、今回ここまでの事態になったことで、状況が一変しました。どこの会社も多かれ少なかれそのような状況になっているのではないでしょうか。

弊社は、営業が外回りをする以外はオフィス内で完結する業務が多かったことから、意外なほどあっさりリモートワークへの移行が完了しました。

バックオフィスの者として、社員や役員とオンラインで様子を聞きます。

戸惑いや、寂しいとか、管理職からは部下の業務把握が難しいなどのマイナス意見も出るものの、若手～中堅社員からはのびのび仕事ができているようです。

して自分、営業が数字を挙げることありきの会社のバックオフィスの者として、初めてこんなに現場の人たちと話したなぁと思いました。

自分は総務の経験を買われて、会社の本業ではない部分を回す仕事、というざっくりとした立場で今のポジションに中途入社していますが、

前職（まぁまぁ大手）時代も、この会社のこれまでも、現場との連携という名目の会議はあれど、末端の事務職員や、逆に役員クラスとここまで密に個別面談をする時間はありませんでした。

オンラインで１対１のやり取りをする場合、オフィスの会議スペースのように周りに人の気配がしないせいか、社員の皆さんは意外とのびのび色々な話をしてくれて。

この人こんな人だったんだー、こんな仕事してるんだ（部署として、どんな仕事をしているか知っているつもりだった）という発見がいくつもありました。

逆に、自分の仕事もあまり知られていなかったんだな。と思うことも、多々。

これまで、自分のした仕事に対してXXの件ありがとうございました！と、個別に言われることってあんまりなかったなぁと。メールの枕詞ぐらいなもので。

みなさんの為に仕事してたつもりなんですけどね。でも、個別に連絡をしてきて、話をした人、がする仕事の方が、ちゃんと見えるんだろうなぁ、と。

自分も、社員が本業で力を発揮するためのバックオフィスなのに、今までは誰を、どこを見て仕事をしていたんだろう。という感じ。

結構忙しくて残業なんかもしてたんですが。あれはなんだったんだろう、とふと考えてしまうことがあります。

そして先週、タイトルの通りの決定がありました。

オフィスの大幅縮小。スペースのリフォーム。社員が毎日出社必須ではなくなったため、交通費支給の廃止

これまでは、各部署ごとに社員の机が固まる島があって、その前に部長を座らせて、それぞれのセクションに会議スペースがあって、という作りでしたが、

・社員の個別の机廃止

・会議スペースも統一、社員が集まる必要があるときは、オンラインでスペースの空き確認をして会議スペースを予約。

・社外との打ち合わせは、可能ならオンラインで、顔を合わせる必要のある時はこちらから出向くことにするか、レンタル会議スペースの使用も検討

・原則、どうしても印刷、ファイリングが必要な帳票類があるときに出社、ハンコ捺印は社内のものはすべて撤廃

・これまでオフィスは賃貸で１フロアを借り切っていたのを、１ブロックに

・交通費は、定期代支給をやめ、回数券代を支給（２か月に１０回出社のイメージ）、超えた分は小口現金で個別精算。

・部署ごとの定例会議は、一応残しておく。ただし頻度は月に１回、ラッシュ時の通勤を避けられ、時短社員も対応しやすい朝の１１時ごろに

正直、オフィスの家賃（都内）と、定期代の支給は大きく、今まで削減するという発想もなかったが、やってみたらインパクトは大きかった。

あと、今までは社員間の不公平をなくすために席替えなんかも結構やっていて半日かけてやる一大イベントだったんですが、当然廃止に。

会社に１日中いることもなくなったので、コーヒーサーバーとか、もういらないし、オフィスグリコは弊社にはなかったけど、自販機も片付けてもらった。

昨日久々に会社（リフォーム前）に行ってみて、あれもいらない、これも片付けよう、と見ていたら、タイトルを思いつきました。

これって、ミニマリストがミニマリストになる過程でやるやつなんじゃないか。

常識を疑う～、とか、一度リセットして考えるとか、まぁそんなことを書いてある本にはよく当たる。業務効率化の本も何冊か読んでいたし、

でも、そこで具体的なコストダウンの方法として交通費支給を辞めるって書いてある本には今まで１冊も当たったことがない。

自分でも経費削減のために社員の出社をなくして交通費の支給を辞め、家賃を半額までコストダウン！ということは思いつきもしませんでした。まぁ思いついたところで会議通らなかったでしょうし。

この先の弊社は、備品を減らし、管理職の数を減らし、管理部門により無駄な管理項目も減らし、会議も、書類も、新入社員に配っていた日付判子もなくし、コピー用紙代や、文具代も削減されるでしょう、

今まではまとめて買って置いていたけど、誰かが次から次へと新しいものを開けたり、それを防ぐために管理ノートを作って目を光らせたり、全て無駄な事でした。

無駄なことをやめ、本業だけに一生懸命になれる会社はきっとすごく居心地が良いものになると思う。

オフィスに行った帰りに久々の本屋でミニマリスト本と断捨離本を何冊か買い、今日の午前中はそれを弊社のオフィスと業務に落とし込む作業をしていた。

ミニマリストはよく、捨てること自体が楽しくなって気分もよくなると書いていたけれど、まさにその通りだと思う。

凝り固まった「これまで」から非日常に放り込まれて、１つずつ本当に必要なものを見極めようとしている。

部屋の中と違って会社のものをなんでも独断で捨てられるわけではないんですが。すぐできないからこそ、それをやろう、という目標が出来て、今は正直ワクワクしています。

今のこのワクワクする気持ち、ミニマリズム腹落ち、この気持ちがなくならないうちに増田に投下します。

会社で使えるミニマリズム本、あったら教えてください。

Permalink | 記事への反応(5) | 19:39

ツイートシェア